Comment optimiser la gestion d’un parc de matériel avec TOOLTRACK ?

Toute entreprise utilise quotidiennement du matériel, des équipements, des outils, des fournitures qu’elle déplace à l’intérieur d’un site ou qui transitent à l’extérieur sur des chantiers, chez des clients, des fournisseurs ou sur des sites de stockage distincts. 

Ces matériels sont souvent dispersés et leurs utilisateurs sont multiples, de sorte que la gestion de matériel peut vite tourner au casse-tête, avec des pertes financières récurrentes et des problèmes d’efficacité des équipes qui pèsent sur son activité.

La gestion de matériel est une tâche essentielle… et souvent complexe. Elle consiste à répertorier et suivre ses matériels pour en connaître l’emplacement et le statut dans l’objectif d’optimiser la gestion de son parc de matériels.

Cette optimisation passe par une gestion de matériel en temps réel qu’un logiciel comme TOOLTRACK vous aide à atteindre. Avec TOOLTRACK, la gestion de matériel est simple, efficace, économique. On vous explique pourquoi et comment ça marche.

Comment obtenir une bonne gestion de matériel ?

La gestion de matériel ou gestion de parc de matériels, englobe tous les processus liés à l’identification unique des matériels, à leur classement par famille de matériels, à la connaissance de la quantité et de la localisation des stocks, à la traçabilité des mouvements de chacun et au suivi de leur maintenance pour disposer de statuts toujours à jour. 

Cela peut inclure du matériel de toute sorte : outils électroportatifs, équipements lourds, équipements de protection individuelle (EPI), pièces techniques et même les contenants dans lesquels ce matériel est stocké ou transporté. 

Le vrai défi est de toujours avoir une vision en temps réel de chaque matériel : où se trouve-t-il ? dans quel état est-il ? qui l’a utilisé en dernier ? pour s’assurer que chaque matériel soit disponible et fonctionnel quand les équipes en ont besoin.

Les enjeux de la gestion de parc matériel

Une gestion de parc efficace, c’est bien plus qu’une simple liste d’inventaire. Une bonne gestion de parc de matériel doit répondre à des enjeux majeurs :

• Réduction des coûts : chaque fois qu’un matériel est perdu, cassé, ou mal utilisé, il faut le remplacer et cela coûte cher. Une gestion optimisée aide à réduire ces pertes grâce à un meilleur suivi.
• Productivité et continuité : des équipements en panne ou indisponibles peuvent freiner, voire arrêter, la production ou le chantier. En assurant un suivi régulier des maintenances et une traçabilité des déplacements, on évite les retards.
• Conformité et sécurité : certains secteurs (comme le BTP ou l’industrie chimique) sont soumis à des contrôles réguliers et stricts de leurs équipements. Ne pas respecter ces normes peut être dangereux pour les équipes et coûteux en cas de sanctions.

Dans tous les cas, une gestion de parc mal maîtrisée est coûteuse et présente des risques.  

Le rôle clé du gestionnaire de parc matériel

Le gestionnaire de parc est le pilier central de la gestion de matériel. Il ne doit pas se contenter de surveiller les équipements et d’en racheter lorsqu’ils se perdent mais il doit avoir une stratégie qui lui permette d’optimiser la gestion de son parc à tous les niveaux : 

• Gestion opérationnelle : le gestionnaire de parc doit s’assurer de la disponibilité et du bon état de chaque équipement, il coordonne les maintenances et supervise les réparations. Il collabore avec les équipes techniques et les chefs de chantier pour organiser au mieux l’utilisation des ressources et limiter les pannes et la casse.
• Gestion de l’inventaire : il tient un inventaire à jour de tous les matériels et équipements, enregistre les mouvements, trace les utilisations et suit la gestion des stocks. Cette gestion précise d’un inventaire de matériels aide à anticiper les besoins en approvisionnement et à prévoir les remplacements.
• Gestion stratégique : enfin, le gestionnaire de parc pilote le budget dédié aux équipements, prend en charge les décisions d’investissement, négocie avec les fournisseurs et assure une veille constante sur la performance des équipements pour optimiser les coûts. 

C’est pourquoi une bonne gestion de matériel qui limite les pertes, dissuade les vols, réduit les pannes et la casse, garantit la disponibilité et la longévité de chaque équipement, va permettre au gestionnaire de matériel d’être beaucoup plus rentable.

Comment optimiser la gestion d’un parc de matériel ?

Pour optimiser la gestion de votre parc de matériel, il faut mettre en place des processus rigoureux et efficaces qui vont vous permettre d’atteindre les objectifs suivants :  

Assurer le suivi en temps réel de vos matériels

L’ère des tableaux Excel pour gérer des centaines de matériels est révolue. Aujourd’hui, il est essentiel de pouvoir visualiser en un coup d’œil l’ensemble de votre parc de matériels, de voir l’état de vos stocks et de tracer les mouvements des matériels pour savoir : qui utilise quoi, où se trouve chaque équipement, dans quel état il est. Cela réduit l’incertitude, les erreurs humaines et les pertes de matériel.

Planifier et automatiser la maintenance des matériels

Les pannes sont coûteuses alors les éviter est parfois possible. Grâce au suivi du statut de vos matériels et à des alertes automatiques pour vous prévenir des prochains entretiens et contrôles périodiques, vous êtes certain de maintenir chaque équipement en bon état, tout en prolongeant sa durée de vie et en préservant la sécurité de vos équipes. Cela vous permet également d’anticiper les remplacements avant que des pannes freinent vos opérations.

Centraliser la documentation et les informations

Tous les documents liés aux matériels (fiches techniques, certifications, historique de maintenance) doivent être facilement accessibles en cas de besoin ou de contrôle. Une centralisation de toute cette information sur un outil informatique permet de garantir que chaque décision est prise sur la base de données fiables et à jour, sans besoin de recherche fastidieuse et sans risque de perte de documents.

Responsabiliser les utilisateurs

Lorsque les équipes savent que chaque outil et matériel est identifié, répertorié et tracé, les utilisateurs sont plus enclins à le manipuler avec soin et à ne pas l’oublier sur un chantier. En associant chaque matériel à un utilisateur, ou à un chantier précis, on limite le risque de perte ou de négligence.

Comment TOOLTRAK, notre logiciel de gestion de matériel, peut vous aider ?

TOOLTRACK est un logiciel de gestion de matériel et d’outillage qui est simple, efficace, économique.  Il permet de centraliser et d’optimiser la gestion d’un parc de matériel en temps réel.

Voici les fonctionnalités essentielles de TOOLTRACK pour cela :

• Suivi en temps réel de tous les matériels et équipements : peu importe le nombre de sites, d’utilisateurs ou le type d’équipement que vous gérez, TOOLTRACK vous apporte une visibilité totale et instantanée sur l’état de votre parc et la localisation de vos équipements. Fini les tableaux Excel et les informations dispersées !

• Automatisation de la maintenance : en quelques clics, vous repérez le matériel qui a besoin d’entretien et vous planifiez sa maintenance ainsi que vos notifications de rappel pour ne rien oublier. Vous retrouvez instantanément l’historique de vos opérations.

• Gestion des contrôles périodiques : comme pour la maintenance vous organisez vos contrôles périodiques pour être sûr de ne pas les oublier et maintenir vos matériels en bon état de sécurité comme le veut la réglementation qui vous concerne. Vous archivez l’historique de vos certificats et vous les retrouverez très rapidement. 

• Visibilité sur votre gestion de matériel même en situation de mobilité avec l’application mobile de TOOLTRACK : que vous soyez au bureau, dans votre entrepôt ou sur le terrain, l’application mobile de TOOLTRACK vous permet de visualiser et de gérer tout votre parc matériel en temps réel, même en déplacement.

• Centralisation de la documentation : tous vos documents importants sont facilement accessibles et archivés sur TOOLTRACK : fiches techniques, documents de conformité, certificats de contrôle… Plus besoin de chercher, tout est à portée de main.

La gestion de parc de matériel est simple et rapide avec TOOLTRACK. Vous optimisez la gestion de l’ensemble de votre parc, quel que soit le nombre et le type de matériels à gérer, et vous êtes tout de suite beaucoup plus efficace et plus rentable.

En optimisant vos processus avec un logiciel de gestion de parc de matériel comme TOOLTRACK, non seulement vous réduisez vos pertes de matériel et améliorez la sécurité de vos équipes mais vous gagnez aussi en productivité, en rentabilité et en sérénité. 

Avec TOOLTRACK, chaque équipement est sous contrôle, chaque information est centralisée et chaque membre d’une équipe est responsabilisé.